Företagssekreterare - Company secretary

En företagsekreterare är en ledande befattning i ett privat företag eller offentlig organisation. I stora amerikanska och kanadensiska börsnoterade företag heter en företagsekreterare vanligtvis en företagsekreterare eller sekreterare . Företagssekreteraren ansvarar för en effektiv administration av ett företag, särskilt när det gäller att se till att lagstadgade och lagstadgade krav följs och att styrelsens beslut genomförs.

Trots namnet är rollen inte präst eller sekretariat . Företagssekreteraren ser till att en organisation följer relevant lagstiftning och föreskrifter och håller styrelseledamöterna informerade om sitt juridiska ansvar. Företagssekreterare är företagets namngivna representant för juridiska handlingar, och det är deras ansvar att se till att företaget och dess styrelseledamöter verkar inom lagen. Det är också deras ansvar att registrera och kommunicera med aktieägare , se till att utdelning betalas ut och att hålla företagets register, till exempel listor över styrelseledamöter och aktieägare, och årsbokslut.

I många länder har privata företag traditionellt enligt lag varit skyldiga att utse en person till företagssekreterare, och denna person kommer vanligtvis också att vara en ledande styrelseledamot.

Roller och ansvar

Företagssekreterare i alla sektorer har högt ansvar, inklusive styrningsstrukturer och -mekanismer, företags beteende inom en organisations lagstiftningsmiljö, styrelse, aktieägar- och förvaltarmöten, efterlevnad av lag-, reglerings- och noteringskrav, utbildning och introduktion av icke-chefer och förvaltare, kontakt med tillsynsmyndigheter och externa organ, rapporter och cirkulär till aktieägare/förvaltare, hantering av personalförmåner som pensioner och anställdas aktiesystem , försäkringsadministration och organisation, förhandling av kontrakt, riskhantering , fastighetsadministration och organisation och tolkning av finansiella konton .

Företagssekreterare är den främsta källan till råd om hur man bedriver verksamhet och detta kan spänna allt från juridisk rådgivning om intressekonflikter, genom redovisning av finansiella rapporter till utveckling av strategi och företagsplanering.

Bland offentliga företag i Nordamerika är rådgivning i frågor om bolagsstyrning en allt viktigare roll för företagssekreterare . Många aktieägare, särskilt institutionella investerare, ser sund bolagsstyrning som avgörande för styrelsens och företagets prestationer. De är ganska högljudda när de uppmuntrar styrelser att göra regelbundna granskningar av bolagsstyrningen och att utfärda skriftliga uttalanden om principerna för bolagsstyrning. Företagssekreteraren är vanligtvis den verkställande direktören för att bistå styrelseledamöter i dessa ansträngningar, tillhandahålla information om andra företags praxis och hjälpa styrelsen att skräddarsy principer och rutiner för bolagsstyrning för att passa styrelsens behov och förväntningar hos investerare. I vissa företag har företagssekreterarens roll som rådgivare för bolagsstyrning formaliserats, med en titel som Chief Governance Officer tillagd sin befintliga titel.

Med tanke på de viktiga roller som företagssekreteraren spelar i näringslivet kräver PLC och stora företag att företagssekreteraren är lämpligt utbildad, erfaren och professionellt kvalificerad för detta ansvar.

I Storbritannien kan företagssekreteraren vara kvalificerad genom undersökning och medlemskap i The Chartered Governance Institute (CGI), som är den huvudsakliga kvalifikationen specifikt för företagssekreterare. CGI är det organ som är dedikerat till framsteg och erkännande av professionell administration baserat på en kombination av examennivåer, noggrant granskad erfarenhet och sponsring av två personer med professionell status. Endast en person som är kvalificerad är berättigad att utses till "Chartered Secretary" eller "Chartered Company Secretary". Fakulteten för sekreterare och administratörer som grundades 1930 är det andra organet av företagssekreterare i Storbritannien och har nu stor tonvikt på jämställdhetsarbete och styrning och dess medlemmar är utsedda till "företagsekreterare" eller "certifierade offentliga sekreterare". Det förväntas att företagssekreterare i offentligt noterade företag kommer att vara professionellt kvalificerade genom CGI, ett av de auktoriserade yrkesorganen inom redovisningsyrket, eller ha lämplig utbildning och erfarenhet genom ett annat organ.

Malaysia

I Malaysia kräver bolagslagen 2016 att varje företag ska utse minst en licensierad företagsekreterare. Företagssekreteraren måste utses inom de första 30 dagarna efter införlivandet eller påföljd av direktörer, med risk för att bli svartlistad. Företagssekreterarens ansvar inkluderar följande:

Förbereda styrelsemöten och årsstämma - Från och med år 2016 enligt den reviderade aktiebolagslagen är årsstämma inte längre nödvändig för privata aktiebolag (Sendirian Berhad eller Sdn Bhd)
Inlämning av årsavkastning till SSM (CCM på engelska)
Ändringar i företagets konstitution
Underhåll av lagstadgade handlingar
Inlämning av uppdateringar till SSM i frågor som förändringar av företagets namn eller adress, emission av aktier, förändringar i styrelseledamöter, aktieägare etc.

Indien

I Indien reglerar "The Institute of Company Secretaries of India" (ICSI) yrket som företagssekreterare. ICSI är ett lagstadgat yrkesorgan som har mer än 50 000 associerade medlemmar.

Chartered Secretaries är anställda som ordförande, chefer och icke-verkställande direktörer, liksom chefer och företagssekreterare. Vissa chartrade sekreterare är också kända i sina egna företag som företagssekreterare/chefer eller företagssekreterare.

Många företagsekreterare i nordamerikanska publika företag är advokater och vissa fungerar som företagets allmänna råd . Även om detta kan vara till hjälp vid utförandet av deras uppgifter kan det också skapa oklarhet om vad som är juridisk rådgivning, skyddad av privilegier och vad som är affärsrådgivning.

Storbritannien

Sedan den 8 april 2008 har det inte funnits några lagkrav för att ett privat företag i Storbritannien ska ha en företagsekreterare om inte bolagets stadgar säger något annat. Om ett privat företag inte har en företagsekreterare, faller företagets sekretariatsuppgifter och ansvar på företagets ledare. Med ökningen av antalet sociala företag och samhällsintresseföretag efterfrågas ofta en företagsekreterare inom frivillig- och samhällssektorn samt vanliga privata handelsföretag. Ett offentligt företag i Storbritannien måste fortfarande ha en formellt tillsatt företagssekreterare.

Chartered Secretaries är de sjätte högst betalda anställda i Storbritannien enligt Office for National Statistics Annual Survey of Hours and Earnings (mars 2010).

Företagssekreterarens exakta ansvar beror på företagets storlek och art och det finns ingen lagstadgad definition av vad dessa är, men det innehåller i allmänhet några eller alla av följande:

underhåll av företagets lagstadgade register;
uppdatering av register som innehas av Companies House ;
upprätthålla företagets säte ;
ge råd till styrelsen om deras juridiska och företagsansvar och frågor om bolagsstyrning ;
organisera bolagets styrelsemöten och årsstämma ;
protokollförande av styrelsemöten;
säkerställa företagets efterlevnad av juridiska skyldigheter;
hantera och lagra företagets register, t.ex. återinvesteringar, fastigheter, löner, försäkringar, redovisning, beskattning ( moms , LÖN , bolagsskatt ); och
kontakt mellan företaget och dess intressenter och aktieägare

Singapore

I Singapore, The Companies Act, avsnitt 171 kräver att varje företag har en företagssekreterare som måste vara bosatt i Singapore. Sekreteraren måste utses inom de första 6 månaderna efter införlivandet. Om företaget bara har en direktör kan han eller hon inte vara företagssekreterare. Företagssekreterarens ansvar inkluderar följande:

Förbereder styrelsemöten och årsstämma
Skicka in årliga returer till ACRA
Ändringar i företagets konstitution
Upprätthålla lagstadgade register
Att lämna in uppdateringar till ACRA om frågor som förändringar av företagets namn eller adress, emission av aktier, förändringar i styrelseledamöter, aktieägare, etc.

För offentliga företag måste sekreteraren vara ett registrerat arkivombud eller en kvalificerad person.

Bangladesh

Kina

I Kina måste varje börsbolag ha en styrelsessekreterare. Enligt artikel 124 i 2005 års bolagsrätt måste varje börsbolag ha en sekreterare i styrelsen. Styrelsens sekreterares ansvar innefattar att förbereda möten med aktieägare och styrelser, hålla företagsregister och information om aktieägare, hantera information om offentliggörande etc. Relevanta noteringsregler i Kina förtydligar vidare att styrelsens sekreterare är en ledande ställning. Sådana noteringsregler diskuterar detaljerat i styrelsens sekreterares uppgifter. Enligt " Särskilda bestämmelser från statsrådet om aktiernas börsnotering och notering utomlands ", " Vägledning för börsnoterade bolags", "börsnoteringsregler för Shanghai -börsen" och "börsnoteringsregler för Shenzhen Stock Exchange ", styrelsens sekreterare klassificeras som ledningsgruppen. Från dessa noteringsregler är styrelsessekreteraren eller styrelsens sekreterare i Kina jämförbar med företagssekreteraren i många andra länder.

Sydafrika

I Sydafrika måste alla offentliga och statliga företag utse en företagsekreterare. Företagssekreterarens roller och ansvar definieras i aktiebolagslagen, nr 71 från 2008 . För börsnoterade företag klargjordes och utökades dessa roller genom King IV -rapporten . Dessutom måste ideella företag som frivilligt har antagit bestämmelserna om "Enhanced Accountability and Transparency" i aktiebolagslagen utse en företagsekreterare vars roll är jämförbar med ett offentligt bolags roll.

Sri Lanka

I Sri Lanka kräver aktiebolagslagen nr 07 av 2007 att varje registrerat företag har en företagsekreterare. En företagsekreterare måste vara registrerad hos avdelningen för företagsregister för att fungera som företagssekreterare. Behörighet att fungera som sekreterare är;

Sri Lankas medborgare
En [advokat], en [auktoriserad revisor] eller någon efterfrågad person har följt ett studieprogram av ämnesministern
Sökande med över 20 års erfarenhet inom företagsekreterarnas område kan utses efter en intervju med företagsregistratorn.

Digitalisering av företagssekreterare

Företagssekreterare har länge etablerats och praxis är fortfarande starkt beroende av pappersarbete och våtbläckssignaturer när det gäller styrelsens resolutioner. På grund av den karaktären är hela branschen starkt beroende av manuella processer. Under de senaste åren har viss digitalisering börjat ske för att tillgodose yngre och moderna företagare. Antagande av artificiell intelligens, eKYC, digital signatur, dokumentgenerator är bland de funktioner som har setts inom Cloud Company Secretary -företag.

Languages

In other projects